Насамперед варто зазначити, що є категорії податкових накладних, які не блокуються взагалі. Серед таким є ті, що не надаються отримувачу або створені відповідно до господарської операції, звільненої від оподаткування, згідно зі ст. 197 ПКУ. Всі інші податкові накладні, зокрема виписані на платника ПДВ, знаходяться під загрозою.

Захистити своє підприємство від блокування ПН/РК можна шляхом відповідності ознакам безумовної реєстрації, прописаним у п. 3 Порядку № 1165.
Про зупинку реєстрації можна не турбуватися, якщо буде виконано один з наступних критеріїв:
1. Критерій по податковому навантаженню;
2. Якщо обсяг постачання у поточному місяці, по яким складені ПН/РК та зареєстровані в ЄДРПН не перевищує півмільйона гривень, при цьому з одним контрагентом обсяг не перевищує 50 тис. грн., а сума ПДВ з вироблених в Україні товарів (робіт, послуг), виплачена за попередній місяць, дорівнює більше 20 тис. грн., при цьому керівник такого підприємства не є посадовою особою у більше ніж трьох платників податку;
3. Прийнята податківцями таблиця даних із зазначеними кодами товарів та/або послуг, по яким хочемо зареєструвати ПН/РК.

При блокуванні податкових накладних Порядок зупинення реєстрації ПН/РК передбачає подання таблиці даних в Єдиному реєстрі податкових накладних, затвердженого постановою КМУ від 11 грудня 2019 року № 1165.
Проте для того, щоб захистити підприємство від блокування, необхідно діяти на випередження та подати таблицю даних платника ПДВ ще до зупинки реєстрації. Дехто вважає, що її необхідно подавати вже після того як це станеться.

Про причини блокування можна говорити безкінечно і панацеї від відмови в реєстрації ПН не існує.
Надаємо кілька рекомендацій, які запобігають блокуванню.
1. Правильно заповнюйте та подайте таблицю даних платника ПДВ. Таблиця запобігає блокуванню. Але слід памʼятати, що вона буде діяти по конкретному КВЕДу. Тобто ми подаємо ПН/РК, по якому є врахована таблиця даних і тоді це буде підстава для безумовної реєстрації податкової накладної;
2. До таблиці даних обов’язково додаються пояснення щодо специфіки господарської діяльності, які підтверджують реальність здійснення платником господарських операцій, відображених в таблиці даних, в яких, зокрема, зазначається:
- специфіка діяльності (суть господарської діяльності) та обґрунтування необхідності використання таблиці даних платника податку на додану вартість;
- наймані чи сезонні працівники;
- наявність ліцензій/дозвільних документів/допусків необхідних для здійснення діяльності;
- основні фонди/засоби, матеріальні активи, транспортні засоби, земельні угіддя тощо, які використовуються в діяльності на правах власності чи оренди, які повинні бути відображені у формі 20-ОПП, податковій та фінансовій звітності платника;
3. З таблицею даних подаємо пояснення та копії документів, що можуть підтвердити здійснення платником податку на додану вартість діяльності операцій;
4. Кожен рядок таблиці має містити код згідно КВЕД та тільки один код УКТЗЕД/ДКПП на постачання або придбання;
5. Якщо підприємство здійснює кілька видів діяльності, ДПС рекомендує подавати окремі таблиці щодо кожного виду діяльності;
6. Якщо таблиця даних з певними кодами була врахована, в інших таблицях дублювати їх не потрібно.

Коли ПН/РК відправляються на реєстрацію, вони проходять автоматизований моніторинг критеріїв оцінки ризиків відповідно до постанови КМУ «Про затвердження порядків з питань зупинення реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в

Єдиному реєстрі податкових накладних» № 1165, що складається з наступних етапів:
- відповідність ознакам безумовної реєстрації ПН/РК;
- перевірка критеріїв ризиковості платника ПДВ;
- перевірка платника ПДВ на наявність позитивної податкової історії;
- перевірка ризиковості здійснення господарських операції.
Існує декілька основних причин зупинки реєстрації.
Першою є відповідність критеріям ризиковості згідно з додатком 1 Постанови № 1165.
Другою причиною може бути випадок, коли деякі господарські операції є ризиковими чи фіктивними на думку податківців, наприклад, якщо немає вхідної податкової накладної з такою ж номенклатурою. Якщо товари продаються за завищеними цінами чи великими націнками таке явище теж може бути причиною зупинки реєстрації.
Розбіжність в одиницях вимірювання, зазначених в податкових накладних між контрагентами, тут варто бути обережним бо навіть технічна помилка при заповненні накладної може обернутися у велику проблему.
Зупинка реєстрації накладних має певні наслідки, оскільки часто після надання підприємством потрібних підтверджуючих документів блокування не знімається, тому самотужки вирішити таку проблему буває складно.

Які ж саме документи необхідно подати комісії регіонального рівня для розгляду? Відповідно до пункту 5 наказу Міністерства Фінансів України від 12 грудня 2019 року № 520 «Про затвердження Порядку прийняття рішень про реєстрацію / відмову в реєстрації податкових накладних/розрахунків коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних» до розгляду комісії регіонального рівня мають бути подані наступні документи:
- договори з контрагентами та додатки до них;
- первинні документи, що підтверджують факт постачання товарів чи послуг, також зберігання, транспортування, складські документи та інвентаризаційні описи, рахунки-фактури, акти приймання-передачі товарів і послуг;
- документи, що підтверджують здійснення розрахунку та банківські виписки;
- документи, що підтверджують відповідність продукції: паспорти якості, декларації про відповідність, сертифікати відповідності.
Усі перелічені вище документи, а також письмові пояснення, мають бути подані до контролюючого органу протягом 365 календарних днів, що починаються з дати виникнення зобов'язання, зазначеної в податковій накладній.

Тільки Продавець товару має право:
– надавати пояснення у випадку блокування накладних;
– оскаржувати відмову в реєстрації ПН;
– ініціювати вирішення податкових спорів з цього приводу в судовому порядку.

Крок 1. Зрозуміти критерії за якими було заблоковано податкову накладну
Уважно читайте квитанцію №2. Там переважно вказана причина неприйняття накладної.
Причини блокування різні і в ДПС Україна повинні пояснювати причину відхилення ПН/РК.
В переважній більшості існує 2 основні причини:
1. Платник підпадає під критерії ризиковості;
2. Операція підпадає під критерії ризиковості.
Крок 2. Подання пояснення
Класично є три шляхи розблокування податкової накладної: подання пояснення, адміністративне чи судове оскарження.
Не ігноруйте жоден крок, використовуйте всі шляхи розблокування.

Які подальші дії платника податків:
1. Якщо в квитанції є посилання на критерії ризиковості платника - виводимо платника з “ризикових” і потім розблоковуємо ПН/РК;
2. Якщо в квитанції є посилання на критерії ризиковості операції - подіємо відповідні пояснення та документи по операції.

Подання пояснень:
1. Можна подати протягом 365 днів з моменту виникнення податкового зобов’язання;
2. Подаються в електронній формі у вигляді Повідомлення про подання пояснень та копій документів ПН/РК, реєстрацію яких зупинено;
3. Обовʼязковий формат всіх доданих документів PNG, PDF чи JPEG;
4. Розмір доданих документів не повинен перевищувати 2 МВ;
5. В поясненні слід обґрунтувати суть господарської операції, по якій була зупинена податкова накладна;
6. Додатково варто додати документи про специфіку діяльності, спецдозволи на транспорт, устаткування, земельні ресурси, виробничі потужності, склади.
Зміст пояснення при блокуванні ПН:
1. Суть господарської операції, по якій відбулась зупинка податкової накладної/розрахунку коригування;
2. Спеціальні дозволи на виконання робіт/послуг тощо (у разі необхідності);
3. Основні засоби, які використовуються у господарській операції (власні/орендовані/залучені):
4. Транспорт:
5. Устаткування;
6. Земельні ресурси:
7. Приміщення, виробничі потужності, склади, стоянки, гаражі тощо;
8. Трудові ресурси (основні працівники, сезонні робітники), штатний розпис;
9. За рахунок чого формується податковий кредит:
10. Товари/роботи/послуги (основні) для подальшої реалізації;
11. Товари/роботи/послуги для використання у господарській діяльності;
12. Прохальна частина;
13. Додатки.

Після подання пакета документів податкова може надіслати запит про надання додаткових пояснень. Але це необов'язково. Тому важливо додавати максимально всі уточнюючі документи до пояснення, бо іншої спроби не буде. Також, ретельно заповнюйте форму № 20-ОПП.

Крок 3. Оскарження
Якщо на етапі пояснення накладну не розблокували, тоді можна використати адміністративне оскарження, тобто подання скарги до комісії центрального рівня ДПС.
Наразі, велика конверсія розблокування ПН/РК на етапі подання скарги. Тому рекомендуємо користуватися цим інструментом.
Нюанси подання скарги:
1. Подається до 10 робочих днів з моменту прийняття рішення про відмову в реєстрації ПН/РК;
2. Подається в електронній формі у вигляді Скарги щодо рішення про відмову у реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних;
3. До неї можна додавати документи форматів PDF, PNG, JPG, розмір яких не повинен перевищувати 2 MB;
4. Обмеження не більше 100 документів;
5. Рішення приймається протягом 10 календарних днів.

Крок 4. Судовий позов
Останній варіант в процесі розблокування податкової накладної — це судове оскарження. Тут Ви самостійно не справитесь без допомоги адвоката!
Нюанси подачі оскарження до суду:
1. Можна подавати протягом 6 місяців із дня отримання рішення про відмову в реєстрації ПН/РК або протягом 3 місяців із дня отримання рішення про відмову реєстрації ПН/РК;
2. Подається до окружного адміністративного суду за місцеперебуванням платника ПДВ;
3. Відповідачем є Державна податкова служба на рівні якої прийнято рішення вже про відмову в реєстрації податкової накладної.

Відповідальність за порушення граничних термінів реєстрації податкових накладних та розрахунків коригування до податкових накладних в ЄРПН передбачено п. 120 прим. 1.1 ст. 120 прим. 1 та п. 90 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ.
Згідно з п. 1201.1 ПКУ порушення платниками ПДВ граничного строку, передбаченого ст. 201 ПКУ, для реєстрації податкової накладної та/або розрахунку коригування до такої податкової накладної в ЄРПН тягне за собою накладення на платника ПДВ, на якого відповідно до вимог ст. 192 та 201 ПКУ покладено обов’язок щодо такої реєстрації, штрафу у відповідних розмірах.
Разом з цим Законом України від 12 січня 2023 року № 2876-IX «Про внесення змін до розділу ХХ «Перехідні положення» Кодексу щодо відновлення обмеження перебування грального бізнесу на спрощеній системі оподаткування» (далі – Закон № 2876) підрозд. 2 розд. ХХ «Перехідні положення» ПКУ доповнено пунктами 89 та 90, якими на період дії воєнного стану збільшено строки реєстрації в ЄРПН податкових накладних/розрахунків коригування, встановлені п. 201.10 ст. 201 ПКУ, та зменшено розміри штрафів за їх порушення.
Визначені п. 89 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ строки реєстрації в ЄРПН застосовуються до податкових накладних/розрахунків коригування, граничний термін реєстрації в ЄРПН яких припадає на період з дати набрання чинності Законом № 2876 (тобто з датою складання починаючи з 16 січня 2023 року), та діють тимчасово протягом дії воєнного стану в Україні та шести місяців після місяця, в якому воєнний стан буде припинено або скасовано.
Тобто штрафи у розмірах, встановлених п. 90 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ, застосовуються у разі порушення платником податку передбачених п. 89 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ граничних строків реєстрації податкових накладних/розрахунків коригування у ЄРПН із датою складання починаючи з 16 січня 2023 року.
При цьому порушення платником податку граничних строків реєстрації податкових накладних/розрахунків коригування у ЄРПН, які припадають на період до дати набрання чинності Законом № 2876 (тобто з датою складання не пізніше 15 січня 2023 року), тягне за собою накладання на такого платника податку штрафу у розмірах, встановлених п. 1201.1 ПКУ.
Пунктом 1201.2 ПКУ зазначено, що у разі зупинення реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в ЄРПН згідно з п. 201.16 ПКУ штрафні санкції, передбачені п. 1201.2 ПКУ, не застосовуються на період зупинення такої реєстрації до прийняття відповідного рішення щодо відновлення реєстрації таких податкових накладних/розрахунків коригування.
У разі реєстрації податкової накладної та/або розрахунку коригування до податкової накладної до початку проведення перевірки, предметом якої є дотримання вимог ПКУ щодо своєчасності реєстрації таких документів в ЄРПН, штрафні санкції, передбачені п. 1201.2 ПКУ, не застосовуються.
У разі якщо за результатами перевірки контролюючим органом встановлено факт здійсненої операції (підтверджено настання «першої події» і дати виникнення податкових зобов’язань) без реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в ЄРПН, то до такого платника застосовуються штрафні санкції, визначені п. 1201.2 ПКУ.
Отже, у разі якщо реєстрація податкової накладної/розрахунку коригування в ЄРПН була зупинена і платником вживаються заходи щодо її розблокуванню (протягом 365 календарних днів, що настають за датою виникнення податкового зобов’язання, відображеного в податковій накладній/розрахунку коригування) та/або платником податку оскаржується в адміністративному/судовому порядку рішення про відмову в їх реєстрації, то штрафні санкції до таких податкових накладних/розрахунків коригування не застосовуються.
У разі якщо реєстрація податкової накладної/розрахунку коригування в ЄРПН була зупинена і платником податку протягом 365 календарних днів не вживалися заходи щодо її розблокування або отримане рішення про відмову в їх реєстрації не оскаржено в адміністративному/судовому порядку та за результатами проведеної перевірки виявлено факти здійснення операції (підтверджено настання «першої події» і дати виникнення податкових зобов’язань) без реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування до податкової накладної в ЄРПН, то до такого платника податків застосовуються штрафні санкції, визначені п. 1201.2 ПКУ.